Ny risikovurdering, egenerklæring - Capego KYC

Ny risikovurdering - egenerklæring selskaper

Klikk på 'Ny risikovurdering' på kundekortet for å opprette en risikovurdering.

Egenerklæring

En viktig del av risikovurderingen er kundens egenerklæring. Det sendes ikke ut automatisk invitasjon til kontaktpersonen hos kunden når risikovurderingen opprettes. Dette gjøres under risikovurderingen ved å klikke på "Send Egenerklæring". 
Visningen for risikovurderingen åpnes automatisk når en ny risikovurdering opprettes.

 

Legg inn navn og e-postadresse til kontaktpersonen og klikk "Send".

Kontaktpersonen mottar e-post med lenke til egenerklæringskjemaet og logger seg inn med Bank-ID (din virksomhets logo kan lastes opp i e-post malen. Wolters Kluwer brukes som eksempel i denne veiledningen.):

I egenerklæringsskjemaet får kunden tilgang til innhentet informasjon om selskapet. Hvis informasjonen ikke stemmer (f.eks. fordi dataene fra Foretaksregisteret ikke er oppdatert), kan representanten “Rapportere avvik” ved å klikke øverst til høyre i egenerklæringen.

Egenerklæringen fylles ut i seks trinn:

1. Opplasting av identifikasjonsdokumenter (valgfritt)
2. Bedriftsinformasjon
3. Roller og personer (2 sider)
4. Eierskap; Aksjonærer og reell eier (2 sider)
5. Signatur og prokura
6. Diverse spørsmål; bla. om politisk eksponerte personer PEP (obligatorisk)

I det 6. trinnet må kunden svare på de obligatoriske spørsmålene for å kunne fortsette. Kunden kan laste opp dokumentasjon til hvert spørsmål. Byrået ditt kan selv redigere spørsmålene under Firmainnstillinger for bedriftskunder (det kreves adminrettigheter for å kunne redigere).

På den siste siden sendes egenerklæringen inn av kunden, som samtidig må bekrefte at opplysningene er riktige. Både du som ansvarlig konsulent og kunden får en kopi av egenerklæringen på e-post.

Det er mulig for kunden å laste opp dokumentasjon, f.eks. ID - dokumenter, i trinn 2, hvis byrået ditt trenger dette for å oppfylle kravene i hvitvaskingsloven.
I trinn 4 er det mulig å laste opp f.eks. en aksjeeierbok for å bekrefte eierstrukturen.

I Capego KYC kan man se status på egenerklæringskjemaet og eventuelt purre på kunden, dersom kunden f.eks. glemmer å sende inn skjemaet:

 

Ny risikovurdering - privatpersoner

Når kunden er opprettet som privatperson, åpnes klientkortet og en risikovurdering kan opprettes for privatpersonen.

For å sende ut standardspørsmål til kunden, gå til fanen "Kundetiltak" og klikk deretter på "Still flere spørsmål". Standardspørsmålene inkluderes alltid ved første utsendelse. Egendefinerte spørsmål kan legges til om ønskelig. Man kan sende ut flere spørsmål hvis nødvendig.

Kunden mottar e-post med lenke til egenerklæringskjemaet og logger seg inn med Bank-ID (din virksomhets logo kan lastes opp i e-post malen. Wolters Kluwer brukes som eksempel i denne veiledningen.). På tilsvarende måte som for virksomheter kommer det varsel om at kunden har svart og sendt inn egenerklæringen.