Capego Årsoppgjør - Oppbevaringsplikt
Lov om bokføring regulerer det som gjelder oppbevaring og sikring av dokumentasjon og regnskapsmateriale
Sikkerhetskopiering / Backup av skattemelding og årsrapport
Sikring av oppbevaringsplikt
Merk:
- Årsarkiv-funksjonen hjelper deg raskt og enkelt med å sette sammen en komplett og digital årsoppgjørsdokumentasjon i ett dokument
Lov om bokføring
Lov om bokføring (bfl) regulerer det som gjelder oppbevaring og sikring av dokumentasjon og regnskapsmateriale.
Bfl §11 sier at det ved utarbeidelse av årsregnskap og næringsoppgave, skal foreligge dokumentasjon av alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for skattemessige verdier som ikke er dokumentert i øvrige skattemeldinger.
I følge bfl §13 punkt 1 og 3, skal årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning, dokumentasjon av bokførte opplysninger, samt dokumentasjon av kontrollsporet og dokumentasjon av balansen, lagres i Norge i 5 år.
I følge NRS 3 punkt 5, skal bokførte opplysninger holdes elektronisk tilgjengelig og kunne overføres fra regnskapssystemet eller annen lagringsløsning til ekstern programvare for kontroll og dataanalyse.
Anbefaling for å overholde oppbevaringsplikten
Når man har disponert resultatet i skattemodulen og postert denne som tilleggspostering i årsavslutning, gjøres følgende:
1. Eksporter en samlet PDF fra årsakrivet i årsavslutning. Denne vil inneholde all dokumentasjon fra årsarkivet (årsregnskapet samt vedlegg som er lagt til, notater, spørsmål og svar, hvis man har brukt kontrollspørsmål). Eksporter en samlet PDF fra Skatt.
2. Eksporter saf-t filen fra Årsavslutningsmodulen, slik at denne kan sendes til ekstern programvare for kontroll og dataanalyse ref. NRS punkt 5.
3. Eksporter årsavslutning til BKS fil som inneholder regnskapstall, årsregnskapet, notater, vedlegg som er lagt til i regnskapsfanen samt vedlegg som er lagt til i årsarkiv.
4. Som med årsavslutningsfilen, bør man også eksportere skattemeldingen til t2x fil. Denne vil inneholde alle temaer, inkludert skattemelding, næringsspesifikasjon (med resultatregnskap og balanse) samt disponering.
Når du eksporter årsavslutningsfilen, får denne filtype «bks». Tilsvarende for skattefil som får filtype t2x (x=årstall, f eks: 2022: t22)
Dokumentasjon fra Altinn
Innsendt årsregnskap med noter og evt. årsberetning og revisjonsberetning samt skattemelding, må lastes ned fra Altinn og lagres sammen med øvrig dokumentasjon. Innsendt skattemelding og årsregnskap som ligger på servere til Altinn, anses ikke som oppbevaring av dokumentasjon etter bfl.
Annen dokumentasjon
Vi gjør oppmerksom på at det er krav til lengre oppbevaringstid enn 5 år for visse typer regnskapsmateriale og dokumentasjon, f.eks. kapitalvarer etter justeringsreglene og prosjektregnskap.