Capego Årsoppgjør - Opprette maler

Manuell malhåndtering

Opprett og lagre dine egne maler for årsregnskapsdokumentene

 

Merk:

• Hovedformålet med å lage egne maler er å unngå å gjøre de samme endringene i flere oppdrag. Årsregnskapsmalene er spesifikke for hver selskapsform. Man kan for eksempel ikke lage en egen mal for et aksjeselskap og bruke den for et kommandittselskap.
• Det opprettes og lagres egne maler for hver del det arbeides med. Årsberetningen lagres som en mal, kontostyring som en annen mal, og så videre. Deretter kan man lagre alle delene som en malpakke som kan brukes i oppdragene i stedet for Wolters Kluwers standardmaler.
• Når man lagrer en mal, blir den en personlig mal. For at andre i selskapet eller byrået skal kunne bruke malen, må den personlige malen publiseres. Kun personer med rettigheten Systemadministrator kan publisere maler. Hvis man har rettigheten Saksbehandler, kan man be systemadministratoren om å publisere malen hvis andre i selskapet eller byrået skal bruke den. Hvis det bare er én selv som skal bruke malen i sine oppdrag, trenger den ikke publiseres.
• Når man lager en egen mal for årsregnskapet, kan man starte fra et pågående oppdrag eller opprette en tom sak å starte fra.

 

 

Arbeidsgang

 

Opprette mal fra en pågående sak

Når man arbeider med en sak og for eksempel kobler om kontoer til resultatregnskapet, kan man lagre disse endringene som en egen mal for å gjenbruke dem på flere andre selskaper. Dette gjelder for alle deler i årsregnskapet.

Tekstene i tekstbehandlingsdokumentene, som årsberetningen og regnskapsprinsippene, lagres i malen. Hvis man har skrevet tekst i årsberetningen for det aktuelle oppdraget, lagres denne teksten i malen. Derimot lagres ikke tall i resultat- og balanseregnskapet, kontantstrømoppstillingen eller notene i malen.

 

Opprette mal i en tom sak

Man kan opprette en helt tom sak og bruke denne til å lage en egen mal. Angi et passende selskapsnavn, for eksempel “Malforetaket K2” eller “Malforetaket K3”. Som organisasjonsnummer kan man angi et tall eller en bokstav. Regnskapsårstypen har ingen betydning. Åpne deretter årsregnskapet og velg malpakken som den nye malen skal baseres på.

 

Lagre hver del som mal

Man kan opprette maler for:

• Forside til årsberetning
• Årsberetning
• Kontostyring
• Noteprinsipper
• Noter
• Innstillinger til årsrapport

Når man arbeider med et av de ovennevnte punktene og skal lagre, er det et lagre-ikon (diskettsymbol) på oppgavesiden. Et unntak er noteoversikten, der det er en knapp merket "Lagre som mal".

Når en del lagres som en mal, vises en dialogboks der navnet på malen angis. Det er ikke mulig å lagre over Wolters Kluwers systemmaler. Kopi er lagt til etter systemmalens navn. Gi malen et valgfritt navn.

 

Lagre malpakke

• For å lagre alle delene i en malpakke, velges gjenopprett årsregnskap.
• Obs! Dette er under utvikling. Et nytt menyvalg for å håndtere maler vil bli lagt til om kort tid.

• Klikk på diskettsymbolet til høyre for den øverste nedtrekksmenyent og angi navnet på malen.
• Delene som lagres i malpakken inkluderer alle deler som inngår i et årsregnskap (se bilde nedenfor).
• Det kan være en blanding av egne maler og Wolters Kluwer standardmaler.

I dette eksempelet ser man at egne maler (med WK i malnavnet) er laget for kontostyring og årsberetning. Årsregnskap, forside, regnskapsprinsipper og noter er Wolters Kluwers standardmaler.

 

Velg egen mal på et oppdrag

• Når en egen mal er lagret, kan den brukes på andre selskaper med samme selskapsform som malen er basert på.
• Malen velges under avanserte innstillinger i første fane.
• Nedenfor kan man se at malen «Øvrig selskap – full regnskapsplikt – WK» er opprettet. Den kan velges i nedtrekksmenyen nedenfor.

• Det er også mulig å velge mal via "Gjenopprett årsregnskap" fra årsrapportfanen.

 

Administrasjon – Malhåndtering

• Når en egen mal lagres, blir denne personlig. Den som har lagret malen kan bruke den på alle sine selskaper.
• For at malen skal kunne brukes av flere brukere i selskapet eller byrået, må den publiseres.
• Hvis en kollega åpner en sak med en personlig mal, kan kollegaen arbeide med årsregnskapet som vanlig. Men hvis kollegaen går inn på “Opprett årsregnskap”, vil rullegardinvalget for de delene som er lagret som en personlig mal være tomt.

 

Rettighet til å administrere maler

• Kun rettigheten Systemadministrator kan administrere maler.
• Funksjonen finnes under Administrasjon og fanen Malhåndtering.
• Rettigheten Bruker har ikke tilgang til Administrasjon.

Beskrivelse av innholdet i kolonnene og funksjonene i menyen (tre prikker), se bildet ovenfor

• Mal - I kolonnen for mal vises navnet på malene som er lagret.
• Maltype - Maltype beskriver hvilket dokument/handling som malen gjelder.
• Endret av - Her vises hvem som har publisert en mal.
• Sist endret - Viser dato for når malen sist ble lagret eller publisert.
• Status - Status viser om malen er personlig, publisert, arkivert eller et utkast. Status kan endres via menyen lengst til høyre på hver rad. Menyen vises når musemarkøren legges på en rad. Menyen med tre prikker vises.

 

Status på maler

Innholdet i menyen varierer avhengig av om malen har statusen publisert, arkivert, personlig eller om malen er et utkast. Nedenfor beskrives de ulike menyvalgene for respektive status. Etter det beskrives funksjonene i respektive meny.

 

Personlig mal

• En personlig mal kan endres navn på, publiseres, slettes, samt vise detaljer.

Publisert mal

• En publisert mal kan man endre navn på, arkivere og vise detaljer.

Arkivert mal

• En arkivert mal kan publiseres på nytt, samt vise detaljer.

Utkast

• Et utkast kan endres navn på, publiseres, publiseres som kopi, slettes samt vise detaljer.

Beskrivelse av funksjonene i meny 

Endre navn

• Med denne funksjonen kan navnet på malen endres. Hvis navnet på en mal endres, oppdateres det i saken der malen brukes. Navnet på en mal med status Publisert, Personlig eller Utkast kan endres.

Publisere

• Med denne funksjonen kan en personlig mal eller en mal som er et utkast publiseres.
• Når en mal er publisert, kan alle i selskapet eller byrået få tilgang til den.
• Maler med status Personlig, Utkast eller Arkivert kan publiseres.
• Når et utkast publiseres, oppdateres den publiserte malen med de endringene som er gjort i utkastet.

Se eksempel i bildet nedenfor. Malen “Øvrig selskap WK - Utkast” har blitt endret, lagret og blitt et utkast. Når menyen med tre prikker klikkes på og malen publiseres, oppdateres den allerede publiserte malen med de endringene som er gjort i utkastet. Raden med malen som har statusen utkast forsvinner.

• Etter publisering blir «utkast» borte fra listen og malen «Øvrig selskap» er oppdatert med endringer gjort i «Øvrig selskap WK - Utkast».

Publisere som kopi

• Når “Publisere som kopi” velges, vises først et spørsmål: “Malen X vil bli publisert som en kopi. Vil du fortsette?” Svar Ja. En dialogboks kommer frem der navnet på malen kan endres.

• Når en mal er publisert som en kopi, beholdes den opprinnelige malen med samme innhold som den hadde fra starten. Malen med det nye navnet inneholder de endringene som er gjort. Dette kan være nyttig hvis en mal ønskes beholdt uendret, men også dersom man ønsker en annen versjon med ytterligere endringer.

Arkivere

• En mal med statusen Publisert kan arkiveres. Når en sak åpnes med en arkivert mal, vises en melding om at malen ikke kan finnes. I opprett-dialogen vil rullegardinvalget for den arkiverte malen være tomt, og en annen mal kan velges. En arkivert mal kan publiseres igjen.

Slette

• Når en personlig mal slettes, slettes den permanent og kan ikke gjenopprettes. Hvis en sak åpnes som bruker en slettet mal, vises en melding om at malen ikke finnes. Wolters Kluwer systemmaler foreslås i stedet for den slettede malen.
• Hvis et utkast slettes, slettes det permanent og kan ikke gjenopprettes. Utkastet lagres ikke i en sak, slik at  det er enkelt å åpne en sak der utkastet tidligere ble lagret.
• Det er ikke mulig å slette publiserte maler. Publiserte maler kan kun arkiveres på malhåndteringsfanen i administrasjonen. Maler med status Personlig eller Utkast kan slettes.

Vis detaljer

• Alle statuser har funksjonen "Vis detaljer". Dette er en logg over tidspunkt og hvem som har oppdatert og publisert malen.

Søk

• Øverst til venstre kan man søke etter malnavn, noe som forenkler filtreringen på malfanen. Knappen til høyre for søkefeltet oppdaterer listen med maler. 

Sortere på kolonner

• Det er mulig å sortere på kolonnene Mal, Endret av, samt Sist endret. Klikk på overskriften for å sortere.
• Et symbol vises til høyre for kolonnenavnet som viser at sortering kan gjøres på den aktuelle kolonnen.

Lagre malen som Utkast (ellers blir den personlig)

• Når en allerede publisert mal lagres, lagres den som et utkast. Systemadministratoren kan deretter publisere utkastet.
• Hvis malen skal lagres som en personlig mal, fjernes avmerkingen for Lagre malen som utkast. Da lagres malen som en personlig mal.

• Hvis malen lagres som en personlig mal, kan den ikke publiseres igjen.
• For at en mal skal kunne publiseres, må den baseres på en systemmal.

Lagre en mal som et utkast når det allerede finnes et utkast

• Hvis en bruker har lagret et utkast av en publisert mal og en annen bruker prøver å lagre samme mal, vises en melding om at dette ikke er tillatt.
• Kun ett utkast kan eksistere om gangen.